2006年04月17日
エクセル：郵便番号から住所を取り出す
こんにちは。派遣ジョブ編集部のＳです。
年賀状、暑中見舞い、御中元．．．。住所録を作る機会って結構あります。数が少なければどうってことありませんが、100、200単位の会社にまとめて送るとなると、どうやって住所録を作るかが問題ですよね。
そんな仕事を頼まれたときは、まずは「年賀状の住所録はあるんですか？」とか、「名刺をスキャンするソフトはありますか？」と一応聞いてみましょう。早く正確にできる方法があるんなら、お互い得ですからね。
どちらの場合も解決策にならず、手渡されるのが名刺の束だったら、気合を入れて力技でねじ伏せましょう。
始める前に入力する住所の数がどのくらいか確認しましょう。おそらく、50件以下ならひたすら入力する方法が早いと思います。50件を超えてくるとちょっと工夫した方がいいかもしれません。例えば、郵便番号から住所を取り出すような。
住所録を作る特別なソフトがなければ、エクセルが便利です。エクセルにはアドインという機能があります。これは普通にインストールしたエクセルにはついていない機能です。パソコンの容量にも限界があるので、あまり使わない機能は必要なときにインストールしてね、というマイクロソフトの配慮じゃないかと思います。
以下の2つのURLからアドインのインストールに必要なデータをダウンロードします。情報漏えいなどの危険性があるので、会社のパソコンにソフトをインストールすることを禁止または申請制にしている場合もあるので、事前に上司に確認してくださいね。
Office 更新プログラム: 郵便番号辞書 (2005 年 11 月版）
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=45192822-FBA7-49E6-B220-09BB32250EB3&displaylang=ja
ダウンロードしたファイルをダブルクリックしてインストールすれば準備完了です。
郵便番号と住所が入るエクセルの表を用意します。
ツール→アドインをクリックします。
郵便番号変換ウィザードをにチェックをつけてOKボタンを押します。この後、一度エクセルを終了して起動し直した方が良いです。
ツール→ウィザード→郵便番号変換を選びます。
郵便番号から住所を生成するにチェックをつけて、次へを押します。
郵便番号のデータの入ったセルの範囲、住所が入るセルの範囲を選択します。次へ、完了を押すと、表に住所が入ります。
残念ながら、郵便番号から取り出せるのは住所の一部までです。番地や、ビル名は取り出せません。番地やビル名を入力するセルを分けておけば、多少は効率的に入力していけると思います。
