2006年05月10日
お決まりフレーズをプルダウンリストから手軽に入力！
こんにちは。１人暮らしなのに、自宅に傘が8本ある派遣ジョブ編集部のＳです。
「電話」、「訪問」、「電話」、「電話」、「電話」．．．。
お決まりのフレーズをエクセルで繰り返し入力することはありませんか？お決まりフレーズが短い単語なら、繰り返すうちに、入力スピードはあがっていきますが、長い単語だったらかなりの手間です。
入力ミスを見つけて、直さなければいけないことだってあります。
「選択肢の中からパパッと選べればいいのに」
今回はそんな気持ちにこたえる小技をご紹介します。
上記の表の「方法」はお決まりフレーズです。時間の節約と入力ミスを防ぐためにプルダウンリストからマウスで選択するように変更しましょう。
まず、選択肢をエクセルの表として入力します。選択肢は縦に伸ばしていくようにしましょう。ここでは、方法の選択肢として「TEL」、「訪問」の２種類から選べるように表を作ります。
プルダウンリストから入力させたいセルを選びます。ここでは、「方法」の項目を「TEL」と「訪問」の２つのから選んで入力するようにしますので、Dの列を選択します。
Ｄ列を選択した状態で、ツールバーのデータ → 入力規則 を選びます。
設定の入力値の種類をリストにします。
元の値は先程入力したTELと訪問のセルを選び、ＯＫボタンを押します。
方法のセルを選ぶとプルダウンリストがでてきます。マウスで選んだ選択肢がそのままセルに入力されます。
??補足??
実は方法の箇所には「TEL」か「訪問」かどちらかしか入力できません。
ツールバーのデータから入力規則を選んだのを覚えていますか？入力規則、という名前のとおり、実はこの小技、
「選択肢から入力するデータを選べる」
のではなく、
「選択肢以外のデータは入力できないようにする」
という表現が当てはまります。
選択肢以外のデータも入力できるようにするには、ＯＫボタンを押す前に以下の設定を行います。
ツールバー、データ → 入力規則 で設定が終わったら、エラーメッセージのタブをクリックします。スタイルの箇所を禁止以外の注意か情報に変えます。これで、選択肢以外のデータも入力できるようになります。
表を作るときにルール違反のデータは入力させないようにすることは意外と大切です。必要なときだけ、選択肢以外のデータも入力できるようにエラーメッセージのスタイルを変更しましょう。
