１．送ったメールを見てもらうタイトルの付け方

もちろん、大切な用件はメールだけでなく電話や口頭でも伝えることが必要です。正確には、「メールを見てもらう確率を高くする」、「知っておいて欲しいことだけを伝える」、「後で探すときに便利な名前の付け方」です。

受信箱の上から２番目、田中聡史さんからのメールの件名のうち、次のどちらが良いと思いますか？





後の方は「会議までに何かしておかなきゃいけないことがありそうだ」ということを件名を見ただけで判ります。

件名は「会議について」のように曖昧なものではなく「1/15会議に日別売上を持参してください」のように具体的、本文のうち最も伝えたいことを要約した文章にしましょう。会議の日付が件名に入っていれば、後で送信メールを探すときも便利です。

他にも本文を簡潔に書く。結論から書く。箇条書きで書く。などを心がけることで読みやすく意図が伝わりやすいメールになります。


２．受信箱を「やることリスト」にしよう

以下の方法で受信箱にフォルダを作ることができますが、みなさんは受信したメールをフォルダに振り分けていますか？





大切なメール、よく来る送信者からのメールをフォルダに保存して、それ以外は受信箱に入れたままにする、というのも整理の方法の１つです。

他には、これからやらなきゃいけないことは受信箱に残すというわけ方があります。これをしていくと、受信箱のメールが「やることリスト」になります。

コツは本文を読んだ時にすぐに受信箱に残すかどうかを判断することです。受信箱には常に「これからやらなきゃいけないこと」だけが残るようにしておきます。返信を忘れていた、やるのを忘れていたということを防ぐのに役立つます。


おまけ．これまでのまとめ

メールの小技はこれまでに何度か紹介しているので、以下にまとめておきます。

・メールを自動で振分け・整理する
・特定の相手からの迷惑メールの撃退方法
・得意先へ一斉に案内を送るには
・メールで使っちゃいけない文字に気をつけよう

また、ＨＴＭＬメールを送らないように設定しておきましょう。ＨＴＭＬメールは文字の色や大きさ背景などを指定できるメールです。一緒にウィルスなどのプログラムも送ることができるため昔から敬遠されています。最近は、ウィルス対策もきちんとされていますが、仕事で使うメールは以下の手順でＨＴＭＬメールを送らないようにしておきましょう。

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